Regulamin

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:

• Usługodawcy — rozumie się przez to WELLCORE GROUP sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 54 lok. 56, 00-363 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001202625, NIP 5253066316, REGON 543098493, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, adres e-mail: [email protected], tel. 888 752 020, będącą podmiotem świadczącym Usługę i administratorem Serwisu;
• Serwisie — rozumie się przez to system teleinformatyczny dostępny w domenie transporttools.pl wraz z panelem aplikacji pod adresem app.transporttools.pl, za pośrednictwem którego świadczona jest Usługa;
• Panelu — rozumie się przez to część Serwisu dostępną po zalogowaniu, w której Klient i Użytkownicy korzystają z funkcji Usługi;
• Usłudze — rozumie się przez to świadczoną drogą elektroniczną usługę udostępnienia oprogramowania TMS (Transport Management System) w modelu SaaS (oprogramowanie jako usługa), obejmującą w szczególności obsługę zleceń transportowych i spedycyjnych, zarządzanie flotą, wystawianie i obsługę faktur, portale klienta, podwykonawcy i booking oraz moduły oparte o sztuczną inteligencję (parsery dokumentów, scoring);
• Kliencie — rozumie się przez to przedsiębiorcę (osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną), który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi; Usługa kierowana jest wyłącznie do przedsiębiorców (B2B) i nie jest przeznaczona dla konsumentów;
• Użytkowniku — rozumie się przez to osobę fizyczną działającą w imieniu i na rzecz Klienta, korzystającą z Panelu na podstawie indywidualnego konta (np. pracownika, współpracownika lub kierowcę Klienta);
• Okresie próbnym — rozumie się przez to bezpłatny okres testowy Usługi trwający 7 (siedem) dni, nieodpłatny i niewymagający podania danych karty płatniczej;
• Planie — rozumie się przez to wariant abonamentowy Usługi określony w aktualnym cenniku opublikowanym w Serwisie, określający zakres udostępnianych funkcji oraz wysokość opłaty;
• Regulaminie — rozumie się przez to niniejszy regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną;
• UŚUDE — rozumie się przez to ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
• RODO — rozumie się przez to rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

1. Regulamin określa zasady świadczenia przez Usługodawcę usług drogą elektroniczną i stanowi regulamin, o którym mowa w art. 8 UŚUDE.

2. Usługodawca nieodpłatnie udostępnia Regulamin przed zawarciem umowy, w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie, utrwalanie oraz wydrukowanie jego treści.

3. Do korzystania z Usługi niezbędne są łącznie:

• urządzenie z dostępem do sieci Internet,
• aktualna wersja jednej z powszechnie używanych przeglądarek internetowych (np. Chrome, Firefox, Edge, Safari) z obsługą języka JavaScript oraz plików cookies,
• aktywny adres poczty elektronicznej. Korzystanie z aplikacji mobilnej dla kierowców wymaga dodatkowo urządzenia z systemem Android w obsługiwanej wersji.

4. Klienta oraz Użytkowników obowiązuje zakaz dostarczania treści o charakterze bezprawnym, a także wprowadzania do Serwisu danych naruszających prawa osób trzecich lub przepisy prawa.

5. Korzystanie z Usługi w sposób sprzeczny z prawem lub Regulaminem może skutkować zawieszeniem albo zablokowaniem dostępu do Usługi na zasadach określonych w Regulaminie.

1. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi następuje poprzez zgłoszenie rejestracyjne za pośrednictwem formularza dostępnego w Serwisie, w którym osoba zgłaszająca podaje dane Klienta oraz dane osoby uprawnionej do jego reprezentowania.

2. Osoba dokonująca zgłoszenia oświadcza, że jest należycie umocowana do zawarcia umowy w imieniu i na rzecz Klienta.

3. Umowa zostaje zawarta z chwilą aktywacji konta przez Usługodawcę. Usługodawca może odmówić aktywacji konta albo uzależnić ją od dodatkowej weryfikacji Klienta.

4. Wraz z aktywacją konta rozpoczyna się Okres próbny trwający 7 dni, bezpłatny i niewymagający podania danych karty płatniczej.

5. Przed upływem Okresu próbnego Klient wybiera Plan i uruchamia płatność. Brak wyboru Planu skutkuje zawieszeniem konta z chwilą zakończenia Okresu próbnego; dane Klienta pozostają wówczas zachowane przez okres wskazany w §10, po upływie którego mogą zostać usunięte.

1. W ramach Usługi Usługodawca udostępnia funkcje systemu TMS, w szczególności: obsługę zleceń transportowych i spedycyjnych, zarządzanie flotą i kierowcami, wystawianie i obsługę faktur (w tym w walucie EUR z równoczesnym wskazaniem równowartości w PLN), portale klienta, podwykonawcy i booking, a także moduły wykorzystujące sztuczną inteligencję (parsery dokumentów, scoring).

2. Zakres funkcji dostępnych dla Klienta zależy od wybranego Planu oraz ewentualnych pakietów dodatkowych, zgodnie z cennikiem opublikowanym w Serwisie.

3. Usługodawca zapewnia rozdzielenie danych poszczególnych Klientów oraz izolację danych zleceniodawcy i podwykonawcy (tzw. firewall biznesowy) — strony te nie uzyskują dostępu do wzajemnych danych handlowych.

4. Usługodawca może rozwijać, modyfikować i aktualizować funkcje Usługi, w tym dodawać lub wycofywać poszczególne funkcje, o ile nie prowadzi to do pozbawienia Usługi jej istotnych cech objętych wybranym Planem.

5. Wybrane funkcje mogą być udostępniane w wersji testowej (beta). Usługodawca oznacza takie funkcje i może je zmieniać lub wycofać; funkcje beta udostępniane są bez gwarancji ich niezawodności.

1. Opłaty za Usługę naliczane są z góry, w cyklu miesięcznym, zgodnie z cennikiem i wybranym Planem.

2. Obsługę płatności zapewnia zewnętrzny operator płatności (Stripe); Klient dokonuje płatności za pośrednictwem tego operatora, akceptując regulamin świadczonych przez niego usług.

3. Na każdą opłatę Usługodawca wystawia fakturę, którą udostępnia Klientowi w Panelu lub przesyła na wskazany adres e-mail.

4. Ceny podane w Cenniku są cenami netto. Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), w związku z czym podatek VAT nie jest doliczany do ceny.

5. Usługodawca może zmienić wysokość opłat. O zmianie informuje Klienta z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, wiadomością e-mail wysłaną na adres przypisany do konta Klienta oraz komunikatem w Panelu. Zmiana obowiązuje od pierwszego okresu rozliczeniowego rozpoczynającego się po upływie tego terminu. Klient, który nie akceptuje nowej ceny, może wypowiedzieć umowę zgodnie z §10 ze skutkiem przed wejściem zmiany w życie; do końca opłaconego okresu obowiązuje dotychczasowa cena.

6. W przypadku braku terminowej płatności Usługodawca wzywa Klienta do uregulowania należności, a po bezskutecznym upływie terminu wskazanego w wezwaniu może zawiesić dostęp do Usługi do czasu zapłaty.

1. Klient zobowiązany jest podawać dane prawdziwe, aktualne i kompletne oraz niezwłocznie je aktualizować.

2. Klient odpowiada za zachowanie poufności danych dostępowych (loginów i haseł) Użytkowników oraz za wszelkie czynności podejmowane w ramach jego konta.

3. Klient odpowiada za działania i zaniechania Użytkowników, którym udostępnił dostęp do Panelu, jak za działania i zaniechania własne.

4. Klient odpowiada za legalność, prawidłowość i zgodność z prawem danych wprowadzanych do Serwisu, w tym za posiadanie podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych powierzanych Usługodawcy na zasadach określonych w §8.

5. Klient zobowiązany jest korzystać z Usługi zgodnie z prawem i Regulaminem, w szczególności nie podejmować prób nieuprawnionego dostępu do Serwisu, ingerencji w jego działanie, dekompilacji ani odsprzedaży Usługi bez zgody Usługodawcy.

1. Usługa świadczona jest z zachowaniem należytej staranności. Usługodawca dokłada starań o zapewnienie ciągłości działania Usługi w modelu best-effort, jednak nie gwarantuje jej nieprzerwanej i nieograniczonej dostępności.

2. W zakresie dopuszczalnym przez prawo strony wyłączają odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu rękojmi.

3. Ponieważ Usługa świadczona jest wyłącznie na rzecz przedsiębiorców, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy ograniczona jest do rzeczywiście poniesionej straty, z wyłączeniem utraconych korzyści, oraz do wysokości sumy opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 (dwunastu) miesięcy poprzedzających zdarzenie będące źródłem szkody. Ograniczenie to nie dotyczy szkód wyrządzonych umyślnie.

4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania siły wyższej ani za przerwy i nieprawidłowości wynikające z przyczyn leżących po stronie Klienta, Użytkowników lub podmiotów trzecich (np. dostawców dostępu do sieci Internet), a także za treść i prawidłowość danych wprowadzonych do Serwisu przez Klienta.

5. Usługodawca może przeprowadzać planowane prace konserwacyjne, w miarę możliwości informując o nich Klienta z wyprzedzeniem; przerwy wynikające z takich prac nie stanowią nienależytego wykonania umowy.

1. W zakresie danych osobowych wprowadzanych do Serwisu przez Klienta (w szczególności danych jego pracowników, kierowców i kontrahentów) Klient jest administratorem tych danych, a Usługodawca — podmiotem przetwarzającym. Niniejszy paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 RODO.

2. Przedmiotem powierzenia jest przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi (hosting oraz przetwarzanie danych zleceń, faktur, kontrahentów i użytkowników w systemie TMS). Charakter przetwarzania obejmuje w szczególności przechowywanie, porządkowanie, przeglądanie, udostępnianie w ramach Panelu i portali oraz usuwanie danych, wykonywane w sposób zautomatyzowany. Celem przetwarzania jest realizacja Usługi na rzecz Klienta zgodnie z Regulaminem.

3. Powierzenie trwa przez okres obowiązywania umowy o świadczenie Usługi oraz przez okres przejściowy niezbędny do zwrotu lub usunięcia danych, o którym mowa w ust. 13.

4. Kategorie osób, których dane dotyczą, obejmują: pracowników i współpracowników Klienta, Użytkowników, kierowców, przedstawicieli kontrahentów (zleceniodawców i podwykonawców) oraz inne osoby, których dane Klient wprowadza do Serwisu.

5. Kategorie danych osobowych powierzonych do przetwarzania obejmują:

• a) dane identyfikacyjne i kontaktowe pracowników i współpracowników Klienta oraz osób kontaktowych kontrahentów: imię, nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail;
• b) dane kadrowe pracowników i kierowców Klienta: numer PESEL i data urodzenia, numer i rodzaj dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, numer rachunku bankowego, a także podpisane dokumenty kadrowe przechowywane w postaci skanów;
• c) dane o uprawnieniach kierowców: numer i termin ważności prawa jazdy oraz karty kierowcy, terminy badań okresowych i badań psychologicznych (same daty ważności, bez wyników i orzeczeń);
• d) dane o lokalizacji kierowcy i pojazdu zbierane przez aplikację mobilną dla kierowców oraz z podłączonych systemów lokalizacji pojazdów;
• e) zdjęcia i podpisy wykonane w aplikacji mobilnej dla kierowców, w tym zdjęcia dokumentów i ładunku oraz podpisy potwierdzające odbiór lub dostawę;
• f) treść korespondencji prowadzonej przez Serwis: wiadomości e-mail, wiadomości SMS i rozmów z kierowcą, a także rozmów z asystentem AI;
• g) dane firm i kontrahentów, dane dotyczące pojazdów i przewozów oraz dane zawarte w dokumentach przewozowych i fakturach, w tym numery rachunków bankowych kontrahentów.

Klient nie powinien wprowadzać do Serwisu szczególnych kategorii danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, chyba że strony uzgodnią to odrębnie.

6. Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, którym jest w szczególności korzystanie z funkcji Usługi oraz treść Regulaminu, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na Usługodawcę prawo. Usługodawca niezwłocznie informuje Klienta, jeżeli jego zdaniem wydane polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych.

7. Usługodawca zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności lub podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

8. Usługodawca wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzania danych stosownie do wymogów RODO, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu opartą o role, rozdzielenie danych poszczególnych Klientów oraz wykonywanie kopii zapasowych.

9. Usługodawca, w miarę możliwości i za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, pomaga Klientowi w wywiązaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie realizacji przysługujących im praw.

10. Usługodawca pomaga Klientowi w wywiązaniu się z obowiązków w zakresie bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszeń ochrony danych oraz przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) i ewentualnych konsultacji z organem nadzorczym (Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W szczególności Usługodawca zgłasza Klientowi stwierdzone naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki.

11. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z usług dalszych podmiotów przetwarzających (subprocesorów). Ich aktualna lista udostępniana jest w Polityce prywatności. Usługodawca informuje Klienta o zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia subprocesorów, umożliwiając wniesienie sprzeciwu, oraz nakłada na subprocesorów obowiązki ochrony danych odpowiadające obowiązkom określonym w niniejszym paragrafie. Aktualna lista podmiotów przetwarzających:

1. Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery, na których działa Serwis, baza danych, magazyn plików, poczta wychodząca, rejestr błędów i kopie zapasowe. Dane pozostają na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. Cloudflare, Inc. (USA) — obsługa nazw domeny oraz pośrednictwo w ruchu strony publicznej transporttools.pl. Dotyczy wyłącznie osób odwiedzających stronę publiczną: adres IP, dane techniczne przeglądarki oraz treść formularzy wysyłanych ze strony publicznej. Panel, portale i aplikacja mobilna łączą się z serwerami Hetzner bezpośrednio, bez pośrednictwa Cloudflare. Przekazanie danych poza EOG odbywa się na podstawie decyzji o adekwatności (Ramy ochrony danych UE–USA) lub standardowych klauzul umownych.
3. Anthropic — dostawca modeli sztucznej inteligencji; przetwarzanie w USA, przekazanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych. Zakres:
   1. na koncie Usługodawcy: asystent AI w Panelu, ocena wydźwięku przychodzących wiadomości e-mail, podpowiedź marży;
   2. na kluczu dostępowym przypisanym Klientowi: odczyt treści dokumentów — faktur sprzedaży i zakupu, zleceń, listów przewozowych CMR, paragonów, dokumentów kontrahentów — oraz rozpoznawanie rodzaju dokumentu. Bez takiego klucza funkcje te są niedostępne.
4. LINK Mobility Poland sp. z o.o. (Polska), operator usługi SMSAPI.pl — wysyłka i odbiór wiadomości SMS do kierowców i kontrahentów: numer telefonu i treść wiadomości. Dane pozostają na terenie EOG.
5. Google Ireland Limited (Irlandia), usługa Firebase — powiadomienia push w aplikacji mobilnej dla kierowców; ewentualne przekazanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych.
6. Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — obsługa płatności za abonament oraz przedpłat w portalu rezerwacji; ewentualne przekazanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych.
7. Poczta elektroniczna — wiadomości e-mail Serwisu są wysyłane z własnego serwera pocztowego Usługodawcy, utrzymywanego na infrastrukturze Hetzner (pozycja 1); Usługodawca nie korzysta z zewnętrznego operatora poczty. Jeżeli Klient poda w ustawieniach własny serwer pocztowy, wiadomości w jego imieniu wysyła ten serwer, a jego operatora wybiera Klient.

Błędy działania Panelu są zapisywane we własnym rejestrze błędów Usługodawcy, utrzymywanym na serwerach Hetzner; dane te nie trafiają do zewnętrznego dostawcy. Dane przetwarzane są co do zasady na terenie EOG; przekazanie poza EOG następuje wyłącznie w zakresie wskazanym na liście. O dodaniu lub zmianie podmiotu Usługodawca informuje zgodnie z §8 ust. 11 Regulaminu.

12. Usługodawca udostępnia Klientowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO oraz umożliwia przeprowadzenie audytów, w tym inspekcji, na uzasadniony wniosek Klienta, w rozsądnym terminie i w sposób niezakłócający funkcjonowania Usługi.

13. Po zakończeniu świadczenia Usługi Usługodawca umożliwia Klientowi pobranie danych w drodze eksportu, a następnie w terminie 30 dni anonimizuje dane osobowe powierzone przez Klienta, czyli trwale usuwa albo zastępuje je w taki sposób, że nie pozwalają zidentyfikować osoby. Zlecenia, faktury i inne dokumenty księgowe pozostają w Serwisie przez okres, w którym przepisy prawa nakazują przechowywanie dokumentacji księgowej i podatkowej; dane osobowe zawarte w tych dokumentach są przetwarzane wyłącznie w tym celu. Kopie zapasowe nie są modyfikowane: dane osobowe pozostają w nich do czasu wygaśnięcia kopii w jej zwykłym cyklu przechowywania, nie dłużej niż 40 dni, i w tym czasie nie są wykorzystywane do żadnego innego celu niż odtworzenie Serwisu po awarii.

1. Reklamacje dotyczące Usługi Klient może składać na adres e-mail: [email protected].

2. Reklamacja powinna zawierać oznaczenie Klienta, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób jej rozpatrzenia.

3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania i informuje Klienta o sposobie rozpatrzenia na adres e-mail, z którego zgłoszono reklamację, albo na adres wskazany w zgłoszeniu.

4. Jeżeli rozpatrzenie reklamacji wymaga uzupełnienia informacji, Usługodawca może zwrócić się do Klienta o ich uzupełnienie; termin, o którym mowa w ust. 3, biegnie wówczas od dnia uzupełnienia.

1. Umowa o świadczenie Usługi zawierana jest na czas nieokreślony.

2. Klient może wypowiedzieć umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego; opłaty uiszczone z góry za rozpoczęty okres nie podlegają zwrotowi, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego terminu wypowiedzenia, a w przypadku istotnego naruszenia Regulaminu przez Klienta — ze skutkiem natychmiastowym po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń.

4. Po zakończeniu umowy dostęp do Panelu zostaje wyłączony. Dane Klienta są anonimizowane zgodnie z §8 ust. 13 w terminie 30 dni; na wniosek Klienta złożony przed upływem tego terminu Usługodawca umożliwia wcześniej eksport danych.

5. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności, poufności, ochrony danych osobowych oraz rozliczeń pozostają w mocy także po zakończeniu umowy — w zakresie niezbędnym do ich wykonania.

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi albo ze względów bezpieczeństwa.

2. O zmianie Regulaminu Usługodawca powiadamia Klienta na adres e-mail przypisany do konta oraz w Panelu, z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni przed dniem wejścia zmian w życie.

3. Brak wypowiedzenia umowy przed dniem wejścia zmian w życie uważa się za ich akceptację. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmian w życie.

4. Do rozliczeń rozpoczętych przed zmianą Regulaminu stosuje się postanowienia dotychczasowe do końca bieżącego okresu rozliczeniowego.

1. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, UŚUDE oraz RODO.

2. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc; w miejsce postanowienia nieważnego strony stosują postanowienie najbardziej zbliżone do jego celu.

3. Usługodawca może przenieść prawa i obowiązki wynikające z umowy na inny podmiot, w szczególności w związku z połączeniem, przekształceniem lub zbyciem przedsiębiorstwa, z zachowaniem ciągłości Usługi. Klient nie może przenieść praw i obowiązków wynikających z umowy bez zgody Usługodawcy.

4. Sądem właściwym do rozstrzygania sporów wynikających z umowy jest sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy.

5. Regulamin w wersji TOS-2026-10 wchodzi w życie z dniem 22 października 2026.