Polityka prywatności

Administratorem Twoich danych osobowych jest WELLCORE GROUP sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Nowy Świat 54 lok. 56, 00-363 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001202625, NIP 5253066316, REGON 543098493, kapitał zakładowy 5 000,00 zł, będąca dostawcą usługi TransportTools (system TMS w modelu SaaS).

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji przysługujących Ci praw możesz skontaktować się z nami:

• pocztą elektroniczną: [email protected],
• telefonicznie: 888 752 020.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych. Oznacza to, że we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem, korzystając z danych wskazanych powyżej.

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe zbieramy, w jakich celach i na jakiej podstawie prawnej je przetwarzamy, komu je udostępniamy oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Dokument dotyczy korzystania ze strony transporttools.pl, formularzy kontaktowych i rejestracyjnych oraz konta w usłudze TMS.

Zakres przetwarzanych danych oraz podstawa prawna zależą od tego, w jaki sposób korzystasz z serwisu. Poszczególne procesy przetwarzania opisujemy poniżej.

• Formularz zgłoszeniowy / rejestracja (założenie konta): przetwarzamy nazwę firmy, imię i nazwisko osoby zgłaszającej, adres e-mail, numer telefonu oraz NIP. Cel: obsługa zgłoszenia oraz podjęcie działań zmierzających do zawarcia umowy i założenia konta w usłudze TMS. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy).
• Formularz kontaktowy: gdy piszesz do nas w sprawie zapytania, przetwarzamy dane zawarte w wiadomości (co najmniej adres e-mail oraz treść zapytania). Cel: udzielenie odpowiedzi i obsługa korespondencji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z osobami zainteresowanymi usługą).
• Konto i korzystanie z usługi: przetwarzamy dane rejestracyjne, rozliczeniowe oraz dane o sposobie korzystania z Panelu. Cel: świadczenie usługi TMS oraz jej rozliczenie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych związanych z wystawianiem faktur).
• Dane wprowadzane do systemu TMS przez Klienta: w zakresie danych osobowych, które Klient (przedsiębiorca korzystający z usługi) wprowadza do systemu — w szczególności danych swoich pracowników, kierowców i kontrahentów — to Klient jest administratorem tych danych, a WELLCORE GROUP sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający (procesor) na jego zlecenie. Zasady tego powierzenia określa umowa powierzenia przetwarzania danych zawarta w §8 Regulaminu (art. 28 RODO).

Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie: usługa TMS udostępnia funkcje oparte na sztucznej inteligencji (m.in. parsery dokumentów oraz scoring/ocenę wiarygodności kontrahentów). Funkcje te wspierają decyzje podejmowane przez użytkownika — na przykład wstępnie odczytują dane z dokumentów lub sygnalizują poziom ryzyka — natomiast ostateczne decyzje podejmuje człowiek. Nie podejmujemy wobec osób, których dane dotyczą, decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu (w tym profilowaniu), które wywoływałyby wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

W celu świadczenia usługi korzystamy z zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami. Zgodnie z §8 ust. 11 Regulaminu poniżej publikujemy aktualną listę podmiotów przetwarzających (subprocesorów):

1. Hetzner Online GmbH (Niemcy) — serwery, na których działa Serwis, baza danych, magazyn plików, poczta wychodząca, rejestr błędów i kopie zapasowe. Dane pozostają na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG).
2. Cloudflare, Inc. (USA) — obsługa nazw domeny oraz pośrednictwo w ruchu strony publicznej transporttools.pl. Dotyczy wyłącznie osób odwiedzających stronę publiczną: adres IP, dane techniczne przeglądarki oraz treść formularzy wysyłanych ze strony publicznej. Panel, portale i aplikacja mobilna łączą się z serwerami Hetzner bezpośrednio, bez pośrednictwa Cloudflare. Przekazanie danych poza EOG odbywa się na podstawie decyzji o adekwatności (Ramy ochrony danych UE–USA) lub standardowych klauzul umownych.
3. Anthropic — dostawca modeli sztucznej inteligencji; przetwarzanie w USA, przekazanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych. Zakres:
   1. na koncie Usługodawcy: asystent AI w Panelu, ocena wydźwięku przychodzących wiadomości e-mail, podpowiedź marży;
   2. na kluczu dostępowym przypisanym Klientowi: odczyt treści dokumentów — faktur sprzedaży i zakupu, zleceń, listów przewozowych CMR, paragonów, dokumentów kontrahentów — oraz rozpoznawanie rodzaju dokumentu. Bez takiego klucza funkcje te są niedostępne.
4. LINK Mobility Poland sp. z o.o. (Polska), operator usługi SMSAPI.pl — wysyłka i odbiór wiadomości SMS do kierowców i kontrahentów: numer telefonu i treść wiadomości. Dane pozostają na terenie EOG.
5. Google Ireland Limited (Irlandia), usługa Firebase — powiadomienia push w aplikacji mobilnej dla kierowców; ewentualne przekazanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych.
6. Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — obsługa płatności za abonament oraz przedpłat w portalu rezerwacji; ewentualne przekazanie danych poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych.
7. Poczta elektroniczna — wiadomości e-mail Serwisu są wysyłane z własnego serwera pocztowego Usługodawcy, utrzymywanego na infrastrukturze Hetzner (pozycja 1); Usługodawca nie korzysta z zewnętrznego operatora poczty. Jeżeli Klient poda w ustawieniach własny serwer pocztowy, wiadomości w jego imieniu wysyła ten serwer, a jego operatora wybiera Klient.

Błędy działania Panelu są zapisywane we własnym rejestrze błędów Usługodawcy, utrzymywanym na serwerach Hetzner; dane te nie trafiają do zewnętrznego dostawcy. Dane przetwarzane są co do zasady na terenie EOG; przekazanie poza EOG następuje wyłącznie w zakresie wskazanym na liście. O dodaniu lub zmianie podmiotu Usługodawca informuje zgodnie z §8 ust. 11 Regulaminu.

Poza wskazanymi podmiotami dane mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organom podatkowym). Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach marketingowych podmiotom trzecim.

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub do upływu terminów przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• Zgłoszenia ze strony publicznej, po których nie doszło do zawarcia umowy: 12 miesięcy od zgłoszenia.
• Dane konta i rozliczeń Klienta: przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i o rachunkowości (dokumenty księgowe — 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
• Rejestr zmian w dokumentach księgowych (kto i kiedy wystawił, zmienił lub usunął dokument): 5 lat.
• Rejestr dostępu do danych wrażliwych (kto i kiedy odczytał chronione pole, na przykład numer PESEL): 2 lata.
• Techniczny dziennik żądań (ślad operacji wykonywanych w Panelu): 180 dni.
• Rejestr wysłanych i odebranych wiadomości e-mail oraz wysłanych wiadomości SMS: 24 miesiące. Rejestr wezwań do zapłaty jest przechowywany tak długo jak dokumenty rozliczeniowe, których dotyczy.
• Przychodzące wiadomości SMS oraz treść rozmów z kierowcą: 12 miesięcy; po tym czasie treść jest usuwana, a załączniki kasowane.
• Zdarzenia otwarcia i kliknięcia w kampaniach mailowych: nie dłużej niż 12 miesięcy.
• Zamknięte zgłoszenia do pomocy technicznej: 90 dni od zamknięcia.
• Przeczytane powiadomienia w Panelu: 90 dni; nieprzeczytane pozostają do odczytania.
• Historia rozmów z asystentem AI: przez czas trwania umowy, bez osobnego limitu; użytkownik może w każdej chwili usunąć wybraną rozmowę w Panelu.
• Dane powierzone przez Klienta: przez czas trwania umowy; po jej zakończeniu dane osobowe są anonimizowane w terminie 30 dni, z zachowaniem zleceń i faktur przez okres wymagany przepisami (§8 ust. 13 Regulaminu). W kopiach zapasowych dane pozostają do wygaśnięcia kopii w jej zwykłym cyklu, nie dłużej niż 40 dni.

Usuwanie po upływie okresu odbywa się automatycznie raz w miesiącu, więc dane mogą pozostać do miesiąca dłużej niż wskazany okres.

W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
• prawo do ograniczenia przetwarzania,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem [email protected]. Odpowiadamy na żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca (30 dni) od ich otrzymania; w uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony, o czym poinformujemy.

Niezależnie od powyższego przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Wdrażamy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem. Mimo to, w razie wystąpienia naruszenia ochrony danych osobowych, stosujemy przewidzianą prawem procedurę.

Naruszenie ochrony danych osobowych, które może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, zgłaszamy Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych bez zbędnej zwłoki — nie później niż w terminie 72 godzin od jego stwierdzenia (art. 33 RODO).

Jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, bez zbędnej zwłoki informujemy o nim również osoby, których dane dotyczą. Gdy działamy jako podmiot przetwarzający (procesor) dane powierzone przez Klienta, o stwierdzonym naruszeniu bez zbędnej zwłoki zawiadamiamy Klienta jako administratora tych danych.

Strona publiczna i Panel wykorzystują wyłącznie techniczne pliki cookies oraz pamięć lokalną przeglądarki, niezbędne do prawidłowego działania. Nie stosujemy plików cookies analitycznych ani marketingowych, nie korzystamy z zewnętrznych narzędzi analitycznych i nie profilujemy zachowania użytkowników strony ani Panelu.

Ponieważ korzystamy wyłącznie z plików i danych niezbędnych technicznie, nie wyświetlamy banera zgody na cookies — dla tej kategorii zgoda nie jest wymagana. Ustawienia dotyczące plików cookies możesz w każdej chwili zmienić w swojej przeglądarce; wyłączenie plików niezbędnych może jednak utrudnić lub uniemożliwić korzystanie z Panelu.

Rejestr błędów. Gdy w Panelu wystąpi błąd, jego opis techniczny (rodzaj błędu, miejsce w aplikacji, wersja przeglądarki) trafia do rejestru błędów, który prowadzimy samodzielnie na własnych serwerach w Niemczech. Nie korzystamy w tym celu z zewnętrznego dostawcy, nie nagrywamy sesji użytkownika i nie dołączamy do zgłoszenia danych identyfikujących użytkownika.

Pomiar otwarć i kliknięć w kampaniach mailowych. Klienci korzystający z modułu kampanii mogą wysyłać przez Serwis wiadomości marketingowe do swoich kontrahentów. Takie wiadomości — i tylko takie — mogą zawierać niewidoczny obrazek oraz linki prowadzące przez adres Serwisu, dzięki którym nadawca dowiaduje się, że wiadomość została otwarta i który link kliknięto. Zapisujemy: fakt i czas otwarcia lub kliknięcia, kliknięty link, ogólny rodzaj programu, w którym otwarto wiadomość (program pocztowy, przeglądarka, serwer pośredniczący albo automat), oraz powiązanie z wiadomością wysłaną do konkretnego odbiorcy. Nie zapisujemy adresu IP ani pełnego opisu przeglądarki i nie używamy plików cookies. Dane przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy. Administratorem tych danych jest firma, która wysłała kampanię; działamy na jej zlecenie. Wiadomości o zleceniach, fakturach i inne wiadomości niebędące kampanią nie są w ten sposób mierzone. Każda wiadomość kampanii zawiera link rezygnacji.

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa, zmianą zakresu lub sposobu świadczenia usługi albo aktualizacją listy podmiotów przetwarzających.

Aktualna wersja Polityki jest każdorazowo publikowana na tej stronie wraz z datą jej obowiązywania. Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z treścią dokumentu.